新型コロナウイルス感染症の影響で、リモートワークそしてweb会議の機会が増えました。
web会議を行うためのツール（サービス）はいくつかありますが、「何を選べばよいのか分からない・・・。」と迷う方もいるでしょう。
もっともおすすめのweb会議ツールは「Microsoft Teams」です。
今回はweb会議ツールのメリットと、Microsoft Teamsならではの魅力をお伝えします。
この記事を読めば、「リモートワークにMicrosoft Teamsを選ぶべき」と納得できるはずです。
web会議のメリット
web会議とはインターネットを回線を通じて音声や映像を共有し、コミュニケーションが取れることです。
自宅やコワーキングスペースなど相手と離れている場所でもリアルタイムで話せます。
PCだけでなくスマホやタブレットといったモバイル端末でも可能です。
さらに画面共有などもデータのやり取りが容易になるため、リモートワークには欠かせません。
web会議は一対一だけでなく複数人の参加もできるため、社員同士の会議や顧客との打ち合わせなどのシチュエーションで活躍します。
有名なweb会議ツールは以下の4つです。
- Microsoft Teams
- Zoom
- Skype
- ハングアウトMeet
チーム内で何のweb会議ツールを使うかを決めて使い慣れておくことが、業務効率化につながるでしょう。
Microsoft Teamsと他のweb会議との違い
web会議には複数のサービスが公開されていますが、結局どれを選べば正解なのでしょうか？
3つの観点から、Microsoft Teamsと他のweb会議との違いを紹介します。
違い①導入しやすい
Microsoft TeamsはMicrosoft 365のサービス内容に含まれています。
すでにMicrosoft 365を利用しているなら、web会議だけでなく、チャット・音声通話も可能です。
PCがあればwebブラウザから会議を立ち上げることができます。
iPhone/Android用のアプリもあるので、PCが利用できない外出先でも問題なく参加できます。
web会議のためだけに、別途サービスに加入したり専用のアプリケーションをインストールしたりする必要はありません。
また、社員以外にも取引先などの外部ユーザーもweb会議に簡単に参加させることができます。
web会議の導入コストや社員への学習コストを考えると、わざわざ他のサービスを選ぶ理由はないでしょう。
Microsoft Teamsなら導入のしやすさでは一番とも言えます。
違い②アプリケーションの共同編集が楽
Microsoft TeamsはMicrosoft 365サービスのひとつなので、アプリケーションとの連携も抜群です。
- Word
- Excel
- PowerPoint
などのアプリケーションで作成したファイルの共有や共同編集（同期）が行えます。
web会議中でも資料を共有したり、相手に自分の画面を操作してもらったりもできます。
単純に音声で説明するよりも相手の理解度が上がり、業務効率がぐんとアップするでしょう。
また、会議メモ作成や録音・録画機能も利用できるので、参加しなかったメンバーにも情報共有がしやすいという利点もあります。
Microsoft TeamsならOfficeソフトの連携がスムーズです。
違い③250人まで参加可能
Microsoft Teamsが他のweb会議サービスと違う点として、参加できる人数も挙げられます。
Microsoft Teamsなら最大250ユーザーが参加できるため大規模な会議でも対応可能です。
他のweb会議サービスでは大人数の参加は対応していません。
- Zoom：100人まで（無料版）
- Skype：25人まで
- ハングアウトMeet：100人まで（G Suite Basic と G Suite for Education）
普段は数人〜数十人でしかweb会議を行わないという企業でも、今後全社員に伝えたい内容が出てくるかもしれません。
大は小を兼ねる、参加できる人数が多いに越したことはないでしょう。
新型コロナウイルスはいつ収束するかわかりません。
年末年始の挨拶や新入社員の紹介など、「できる限り一回で終わらせたい」と感じるシーンも出てくるはずです。
Microsoft Teamsなら一度に250人まで参加できるので、人数制限に悩まずに済みます。
まとめ
新型コロナウイルスの拡大により、web会議が頻繁に行われるようになりました。
web会議ツール（サービス）を活用すれば、働き方が変わってもこれまで通り業務を進められます。
いくつかあるweb会議ツールの中で、もっともおすすめなのがMicrosoft Teamsです。
他ツールとの違いを見ると、メリットが大きいことが分かります。
- 違い①導入しやすい
- 違い②アプリケーションの共同編集が楽
- 違い③250人まで参加可能
便利なweb会議ツールMicrosoft Teamsを使いこなし、仕事の生産性を高めましょう。
